WET- EN REGELGEVING
Net als elke andere sportvereniging heeft ook een damclub of organisatiecomité te maken met allerlei wet- en regelgeving. En die word jij als bestuurslid of organisator wel geacht te kennen, want als er wetten of regels per ongeluk niet worden nageleefd, kun jij als bestuurder (mede) aansprakelijk worden gesteld! Gelukkig biedt NOC*NSF een helpende hand, het Handboek wet- en regelgeving voor sportverenigingen (https://nocnsf.nl/handboek-wet-en-regelgeving) biedt een overzicht van de wetten en regels die voor jouw damclub of toernooiorganisatie misschien van toepassing zijn en van de concrete maatregelen die jij als bestuurslid of organisator moet nemen.
Iedere vereniging dient statuten te hebben, die in een notariële akte moeten worden vastgelegd. In het Handboek staat o.a. welke wettelijke eisen aan de statuten gesteld worden en welke invulling de vereniging er zelf aan kan geven. Verder weten de meeste mensen wel dat de Algemene Ledenvergadering van een vereniging minimaal eens per jaar moet plaatsvinden. Maar er zijn talloze minder bekende regels en wetten, waarvan we er hier enkele noemen.
Op 10 november 2020 is het wetsvoorstel Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) door de Eerste Kamer aangenomen. Met de invoering van de WBTR worden veel wetsartikelen in het Burgerlijk Wetboek (BW) ook van toepassing verklaard op de vereniging. Welke gevolgen de WBTR heeft voor je vereniging kun je in het Handboek nalezen.
Update medio augustus: Het KNDB-bestuur heeft bijgevoegd document over de WBTR geschreven. Dit document helpt verenigingen om te bepalen welke stappen nodig zijn om aan de WBTR te voldoen: KNDB document over de WBTR
Sinds 2020 is iedere vereniging met volledige rechtsbevoegdheid verplicht om de personen die zeggenschap hebben over de vereniging, in te schrijven in het zogenoemde UBO-register, dat bijgehouden wordt door de Kamer van Koophandel. UBO staat voor Ultimate Beneficiary Owner, oftewel de uiteindelijke belanghebbende. Het doel van de inschrijving is het tegengaan van financieel-economische criminaliteit. Ook deze regeling kun je vinden in het Handboek.
AVG
Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De bedoeling is dat de privacy van de burgers beschermd wordt. Er is toestemming nodig voor gebruik van gegevens. Deze toestemming kan ingetrokken worden; er kan ook gevraagd worden deze gegevens te verwijderen. Hierbij dient altijd de wens afgewogen te worden tegen het belang van de organisatie om gegevens te gebruiken en te bewaren. De organisatie moet opschrijven welke gegevens verwerkt worden en met welk doel.
Van de damvereniging vereist dit enkele acties. De belangrijkste acties gaan over het verwerken van de NAW-gegevens van de leden en de toestemming voor het gebruik van beeldmateriaal (foto’s, filmpjes) op de website en sociale media.
Wat dient een vereniging in elk geval te doen?
- Een privacy statement opstellen. Hierin staat welke gegevens er verwerkt worden en waarom. Een voorbeeld is hiervoor beschikbaar: Voorbeeld privacy statement verenigingen.docx
- Een aanmeldformulier nieuwe leden maken met daarin expliciete vraag om toestemming voor gebruik gegevens en beeldmateriaal. Voorbeeld aanmeldformulier leden verenigingen.docx
- Alle bestaande leden nog eens expliciet om toestemming vragen voor gebruik gegevens en beeldmateriaal.
De vereniging dient een verwerkersovereenkomst af te sluiten met de KNDB. De KNDB heeft hiervoor een modelovereenkomst: verwerkersovereenkomst KNDB.docx De vereniging wordt gevraagd deze overeenkomst ondertekend te retourneren naar het bondsbureau.